Instruções para Compras

Por sugestão do Conselho Deliberativo, a FUNAPE apresenta na forma de pergunta-resposta, algumas informações sobre o processo de aquisição de material (compras) pela Fundação.

01 - Qual a vantagem de utilizar o Portal do Coordenador da FUNAPE?

02 - Por que as compras devem ser realizadas pela FUNAPE?

03 - Existe mais de uma forma de conduzir um processo de Compras?

04 - Quais são as características de uma compra direta?

05 - Quais são as características de uma compra com recursos públicos?

06 - Quais são as modalidades de licitação e seus valores?

07 - O que é a modalidade licitatória Pregão (Eletrônico ou Presencial)?

08 - O que é o Sistema de Registro de Preços?

09 - Em quais casos pode ser utilizada a Dispensa de Licitação?

10 - Em quais casos se aplica a inexigibilidade de licitação?

11 - Existem casos nos quais a compra pode ser feita sem orçamentos?

12 - Quais são os passos para aquisição de um bem / serviço?

01 - Qual a vantagem de utilizar o Portal do Coordenador da FUNAPE?     ( Inicio )
O Portal do Coordenador é uma ferramenta criada para trazer algumas facilidades ao coordenador, sendo seu objetivo reduzir a distância entre o pesquisador e a FUNAPE. O Portal permite, por meio de senha pessoal, que o Coordenador acompanhe o andamento do seu projeto, por meio das seguintes operações:

1. Comprar de bens e/ou serviços;
2. Pagar serviços de terceiros;
3. Liberar adiantamentos;
4. Solicitação de outros serviços;
5. Acompanhar pagamentos on-line, realizados no projeto;
6. Solicitar diversas ações sem precisar se deslocar até a Fundação;
7. Acompanhar a evolução das compras passo a passo, bem como identificar o comprador responsável pelo processo;
8. Registrar o histórico de todas as ações, que podem ser consultadas a qualquer momento;
9. Agilizar a comunicação entre os atores do projeto;
10. Agilizar a execução das compras, que podem ser executadas com mais segurança e em menor tempo.

O Acesso ao Portal do Coordenador dar-se-á mediante senha pessoal e intransferível, cadastrada na Gestão de Projetos, com habilitação para 04 (quatro) níveis de usuários:

a) Coordenador – com acesso amplo, podendo autorizar quaisquer ações pertinentes ao seu projeto (Centro de custo);
b) Substituto – Indicado oficialmente pelo Coordenador, tem os mesmos poderes deste;
c) Administrativo – pode acessar o sistema apenas com o objetivo de digitar as solicitações, as quais ficarão pendentes aguardando o autorizo do coordenador ou do substituto;
d) Observador – Indicado apenas para o acompanhamento das solicitações, não tendo acesso a nenhuma outra ação.

O Portal do Coordenador pode ser acessado no endereço http://www.funape.org.br/coordenador.

02 - Por que as compras devem ser realizadas pela FUNAPE?     ( Inicio )
Em um processo de compras, deve-se considerar várias questões, que podem influenciar tanto no preço, prazo de entrega e formalização do processo para posterior prestação de contas. Como listado a seguir:

• Diferencial de alíquota de ICMS;
• Prazo de Entrega;
• Frete;
• Inscrição de Patrimônio provisório em material permanente;
• Confecção de Termo de Responsabilidade para equipamentos;
• Documentação fiscal (Nota Fiscal) devidamente preenchida;
• Modalidade de licitação que deve ser aplicada;
• Quantidade de orçamentos que devem acompanhar o processo;
• Condições especiais para dispensa de licitação; etc.

Assim, pensando na proteção do pesquisador é que a Funape insiste na execução do processo de compras.

03 - Existe mais de uma forma de conduzir um processo de Compras?     ( Inicio )
Certamente. A forma de conduzir um processo de compras depende da natureza do recurso. Por exemplo, um projeto cujo recurso seja oriundo de um ente público, deve ser tratado como recurso público, enquanto uma consultoria prestada a uma empresa privada pode ser executada de forma mais simples.

Para os recursos de natureza pública, deverão ser seguidos os trâmites previstos na Lei nº 8.666/93 (Licitação), para os recursos de natureza privada utiliza-se procedimentos de compra direta.

04 - Quais são as características de uma compra direta?     ( Inicio )
Para esta modalidade, segue-se as seguintes etapas:

• Solicitação formal por parte do coordenador do projeto (via formulário de Solicitação de Compras);
• Coleta de preços junto aos fornecedores de cada área específica contendo no mínimo três propostas;
• Elaboração do mapa comparativo de preço;
• Confirmação dos recursos junto a Gestão de Contratos;
• Confirmação de Pedido junto ao fornecedor vencedor do certame, mediante autorização de fornecimento, para finalização do processo.

Os critérios para seleção do fornecedor vencedor são qualidade, melhor preço e melhor prazo de entrega. Contudo, novos critérios podem ser incluídos ao processo sempre que indicados pelo coordenador.

05 - Quais são as características de uma compra com recursos públicos?     ( Inicio )
Neste caso, os procedimentos licitatórios obedecem a Lei nº. 8.666/93 e suas alterações. Desta forma, o primeiro passo é observar os limites de valores para a aplicação de cada modalidade:

• Compra Direta – Compras ou Serviços até R$ 8.000,00(*);
• Compras por Licitação – Acima de R$ 8.000,00(*);
• Pregão Eletrônico – Qualquer valor.
• Compra por dispensa e inexigibilidade de Licitação – Qualquer valor.

(*) Esses valores referem ao custo total da compra durante a execução do projeto.

06 - Quais são as modalidades de licitação e seus valores?     ( Inicio )
Para os casos de bens e serviços:

• Convite: R$ 8.000,00 até R$ 80.000,00.
• Tomada de Preço: R$ 80.001,00 até R$ 650.000,00.
• Concorrência: acima 650.001,00.
• Pregão: qualquer valor.

Para os casos de obras e serviços de engenharia devem ser obedecidas às seguintes orientações:

• Convite: de 15.001,00 até 150.000,00.
• Tomada de Preço: 150.001,00 até 1.500.000,00.
• Concorrência: acima de 1.500.000,00.

07 - O que é a modalidade licitatória Pregão (Eletrônico ou Presencial)?     ( Inicio )
Pregão é a modalidade de licitação destinada à aquisição e contratação de bens e serviços comuns, em que a disputa pelo fornecimento é feita por meio de envio de propostas e etapas de lances, possibilitando à sociedade, o acesso aos atos dos procedimentos. Dessa forma, melhora as condições de negociação, reduzindo custos e dando mais agilidade em suas contratações. A FUNAPE atualmente utiliza o sistema do Banco do Brasil.

A diferença entre Pregão eletrônico e presencial é que o primeiro é feito por meio de um sistema eletrônico pela Internet e o segundo é conduzido em um determinado local, com os fornecedores presentes.

08 - O que é o Sistema de Registro de Preços?     ( Inicio )
Outra grande vantagem na utilização da modalidade Pregão está no Sistema de Registro de Preços – SRP, o qual deve ser encarado como uma importante ferramenta de auxílio que se consubstancia num procedimento especial a ser adotado nas compras quando os objetos forem materiais, produtos ou gêneros de consumo freqüente, e, ainda, em situações especialíssimas, nas contratações de serviços.

O SRP feito por outros entes públicos podem ser aproveitados e em sua maioria constitui em economia para o projeto.

O Registro de Preços, antes levado a efeito somente através Concorrência, agora, felizmente, pode ocorrer por intermédio da inovadora modalidade licitação Pregão, em função da autorização legal estabelecida no art. 11 da Lei nº 10.520/2002.

09 - Em quais casos pode ser utilizada a Dispensa de Licitação?     ( Inicio )
Nos casos previstos no Art. 24 da Lei 8.666/93. Para a maioria dos projetos destacamos as seguintes situações:

• BENS: A aquisição de bens com recursos concedidos pela CAPES, FINEP, CNPq, destinados a projetos de pesquisa cientifica e tecnologia. (Inciso XXI, Art. 24, da Lei 8.666/93);
• OBRAS E SERVIÇOS: Para os casos de obras e serviços de engenharia até o teto de R$ 15.000,00 (quinze mil reais), conforme inciso I, art. 24 da Lei 8666/93.

10 - Em quais casos se aplica a inexigibilidade de licitação?     ( Inicio )
Para os casos de inviabilidade de competição, as compras e serviços devem ser realizados por inexigibilidade de licitação, desde que a empresa seja exclusiva no mercado e possua um atestado pelo órgão de registro comercial do local. (Art. 25 da Lei nº 8.666/93).

11 - Existem casos em que a compra pode ser feita sem orçamentos?     ( Inicio )
Sim. Compras sem apresentação de três orçamentos, devidamente justificadas, podem ser realizadas seguintes casos:
I. quando for caracterizada uma situação emergencial;
II. em casos de solução de continuidade no desenvolvimento de projetos;
III. desenvolvimento de pesquisa em campo;
IV. despesas de pequeno vulto.

São consideradas despesas de pequeno vulto e de pronto pagamento as aquisições mensais, de valores inferiores a 5% (cinco por cento) do limite dispensável de licitação, para as quais não se exige a apresentação de três orçamentos. São liberadas desde que não caracterizem:
a) parcelas de um mesmo produto e ou serviço;
b) compra de maior vulto que possa ser realizada de uma só vez;
c) fracionamento de despesas.

12 - Quais são os passos para aquisição de um bem / serviço?     ( Inicio )

1º Passo – A Solicitação de Compras
Deve ser encaminhada à Funape, pelo Coordenador do projeto, solicitação formal, utilizando o formulário de Solicitação de Compras. Neste formulário devem constar as seguintes informações:

• Centro de Custo referente a compra;
• Descrição detalhada do bem/serviço pretendido – neste ponto, todo o subsídio que o coordenador conseguir repassar contribuir para uma eficiente compra. Pode-se informar o modelo desejado (como referencia) ou anexar ao pedido de compras, folder´s, panfletos, impressos ou mesmo codificações.
• Dados de contato da pessoa que acompanhará a compra (o Coordenador ou pessoa indicada pelo mesmo).

Obs.: O Formulário “Solicitação de Compras” pode ser encontrado para Download no site da Funape (http://www.funape.org.br/servicos/downloads.php) ou pelo Portal do Coordenador, aonde o processo seguirá on-line e o Coordenador poderá acompanhar o andamento da compra.

2º Passo – A avaliação da Solicitação pelo Gestor
Depois de protocolado na Funape, a Solicitação de Compras é encaminhada ao Gestor de Contratos que verifica a previsão da compra e a disponibilidade orçamentária (Geralmente relacionado no Plano de Trabalho). Havendo previsão é encaminhado ao Setor de Compras para condução do processo.

3º Passo – Determinação da modalidade
Tão logo recebido pelo Setor de Compras determina-se qual a modalidade de compras, a ser adotada:
a. Compra de pequeno vulto
b. Compras direta
c. Dispensa de Licitação
d. Inexigibilidade de Licitação
e. Licitação – Modalidades Convite, Tomada de Preço ou Concorrência
f. Pregão Eletrônico

4º Passo – Colhimento das propostas
Este passo é usado para quase todas as modalidades (com exceção para compras de pequeno vulto e em alguns casos de dispensa ou inexigibilidade).

São levantados, no mínimo, três orçamentos, aonde determina-se o preço mais vantajoso para as compras diretas e apura-se o preço de mercado para os processos licitatórios.

5º Passo – Homologação do Vencedor
Após colhimento das propostas, é montado o Mapa de Preços, documento que apresenta o bem/serviço pretendido, comparativamente por fornecedor, destacando o mais vantajoso. Esse documento é apresentado ao Coordenador que deverá autorizá-lo (homologá-lo), pois este é o momento em que se concorda ou não com a Mercadoria e com o Preço.

Trata-se de procedimento novo e que atualmente é utilizado somente para as compras pelo Portal do Coordenador.

6º Passo – Autorização de Fornecimento
No momento em que o Coordenador autoriza/homologa o Mapa de Preço, é emitido ao Fornecedor uma Autorização de Fornecimento, contendo informações para entrega, informações tributárias, normas para preenchimento de notas e outras importantes para o andamento do processo.

7º Passo – Atesto do Recebimento do Bem/Serviço.
Recebido o Bem/Serviço, é encaminhado para o Coordenador para Atesto do Recebimento do Bem/Serviço.

Sendo um bem permanente, neste momento o mesmo recebe o Patrimônio Provisório e o responsável assina o Termo de Responsabilidade pelo Bem, finalizando assim o processo de compras.

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